Arbetshandledning och dataskydd
En arbetshandledare och möjliga andra deltagare i arbetshandledning är i allmänhet utomstående vad gäller sådant som berör klienten. I arbetshandledning borde man behandla klienter utan att nämna namn eller använda täcknamn. Då behöver man inte klientens tillstånd. Om det av någon anledning inte går att undvika att man känner igen klienten, bör man ha ett skriftligt tillstånd av klienten för att kunna presentera hennes ärende i handledningen.
Att sända fax eller e-post
Att sända papper som innehåller personuppgifter som fax bör undvikas, eftersom dataskydd inte kan garanteras. I mottagarändan kan andra, som finns i närheten av faxen, se den översända kopian än den egentliga mottagaren, och dessutom finns det en risk, att kopian förmedlas till fel nummer på grund av störningar i teleförbindelserna. Även då man sänder e-post finns det en risk, att uppgifterna går till fel adress eller att en utomstående kommer åt att läsa den. Man rekommenderar att inget sådant material sänds elektroniskt, som möjliggör en identifiering av klienten. Avsändaren av e-posten kan heller inte med säkerhet identifieras.
Arkiv för verksamhetspunkter eller tjänster som skall upphöra
Då man upphör med att tillhandahålla tjänster inom den privata hälsovården flyttas patientjournalerna från de privata hälsovårdsenheterna eller yrkesutövarna till hälsocentralen för att på vederbörligt sätt förvaras, om man inte ordnar förvaring av journalhandlingarna på annat av regionförvaltningsverket godkänt sätt.
I frågor som rör flyttning, förvaring eller förstörande av psykologiska journalhandlingar på tjänster eller verksamhetspunkter som skall upphöra, kan man även ta kontakt med Psykologförbundet eller Social- och Hälsovårdsministeriet.
Psykologen som vittne, vittnesförbud, yppandeplikt
För den som har sekretessplikt gäller tystnadsplikten då man vittnar i rätten. (se Allmänna anvisningar). Ändå kan en annars tystnadspliktig person åläggas att vittna i en situation, där åtal väcks för ett brott, som enligt lagen kan kan få som påföljd över sex års fängelsestraff eller försök till ett dylikt brott eller delaktighet i det.
Psykologförbundets noggrannare anvisningar om saken hittar du i det yrkesmässiga kunskapspaketet i avsnittet Psykologerna och rätten. Den i barnskyddslagen (417/2007) stadgade yppandeplikten (25§) gäller för psykologen då, när hon märker att barnets utveckling är allvarligt hotad. Psykologen måste ändå beakta att barnets bästa inte alltid är en entydig fråga.
Genom att de bestämmelser som förpliktigar eller berättigar till att ge uppgifter, finns rikligt splittrade inom lagstftningen, kan psykologen inte behärska dem alla. Då psykologen ombeds ge uppgifter som tillhör området för tystnadsplikt, bör hon av den som begär uppgifterna kontrollera, vilket lagrum rätten att erhålla uppgifter grundar sig på. I osäkra fall kan man vända sig till Psykologförbundet.
I polisundersökningsskedet tillämpar man analogt rättens tystnadspliktspraxis; om en person inte får vittna om någon sak under rättegången, får hon heller inte heller meddela denna sak i förundersökningen.
Yrkesetiskt är det viktigt, att psykologen meddelar – om det bara är möjligt – klienten om psykologens anmälningsplikt eller åsidosättandet av sekretessen, då situationen förutsätter ett sådant handlande. Till psykologens yrkesskicklighet hör naturligtvis även att kunna avgöra, när t.ex. tal om brott mot person som kommer fram i terapi, måste ses som ett realistiskt hot.
När psykologen ger uppgifter (t.ex ett utlåtande) till domstolen, bör hon vara medveten om, att domstolens dokument alltid är partsoffentliga, med andra ord får alla sakägare bekanta sig med dem. Dessutom är domstolens dokument efter behandlingen i allmänhet offentliga dokument, som alla intresserade kan bekanta sig med.
Dokumenten kan även hemligstämplas, och så gör man i allmänhet också, då behandlingen sker bakom lykta dörrar (till exempel vid incestfall) – men även ifrån detta kan man avvika.
En grupp som mottagare av ett utlåtande
Som mottagare av olika psykologutlåtanden kan det i stället för enskilda arbetstagare stå en grupp t.ex bestående av betrodda personer. I allmänhet gäller tystnadsplikten även dem. Ändå är det bra att försäkra sig om att uppgifterna av oaktsamhet inte sprids. Det är alltså bra att för det första använda sig av texten ”konfidentiell” på ett synligt ställe på dokumenten. Dessutom kan man täcka över identifikationsuppgifterna, i det fall man delar ut kopior på psykologutlåtandet till gruppens medlemmar. Psykologen bör ändå oberoende av om hon själv är på plats, ombesörja att kopiorna samlas ihop då behandlingen avslutats, samt att kopiorna vederbörligen förstörs.
Det tillvägagångssätt som ändå är att rekommendera, är att man inte alls delar ut kopior. Man erbjuder en möjlighet att bekanta sig med de psykologiska journalhandlingarna både i förväg och på plats.
Uppgifter i journalen som inhämtats från flere olika personer eller uppgifter som berör flere olika personer
En person har rätt att granska, vilka uppgifter om henne som finns sparade i personregistret. Om journalen innehåller uppgifter om flere personer (t.ex familjeutlåtanden, bedömning av en familjs situation), har alla dessa rätt att granska sina egna uppgifter. Om en person vill granska uppgifter som berör henne själv, måste man således först kontrollera, att man inte i samband med granskningen visar uppgifter om andra. Uppgifter som berör andra personer bör täckas över. Det finns naturligvis inte något problem, om de uppgifter som berör andra personer har givits av den som granskar själv.
Arkiv vid enskild yrkesutövning
De handlingar som rör klientrelationer bör förvaras på arbetsplatsen. Enskilda yrkesutövare kan ha sitt arbetsutrymme i samband med hemmet. I detta fall är det skäl att minnas att släktingar är utomstående och att sekretessplikten inte gäller dem. Material som skall hållas hemligt bör alltså även i hemmet hållas i ett låst skåp.
Att använda fallbeskrivningar och liknande inom utbildning
För yrkesmässig skolning av psykologer är det oundvikligt att man använder sig av verkliga klientfall i utbildningen. Här bör man ändå försäkra sig om, att ifrågavarande person inte kan igenkännas i materialet. Förutom att man avlägsnar direkta personuppgifter, bör man överväga att ta bort eller förändra detaljer som underlättar igenkännande, men som för sakens skull inte är nödvändiga.
Man bör ha ett skriftligt tillstånd av klienten för att använda videofilmer eller annat material som gör det fullt möjligt att känna igen henne.
Studerandes och praktikanters ställning
En studerande, som utför sin psykologpraktik och utför en legitimerad psykologs uppgifter, bör ha en legitimerad psykolog som handledare/övervakare. Sekretessplikten gäller för studerande och praktikanter såsom för egentliga arbetstagare även efter avslutad praktik. Man bör speciellt betona sekretessplikten i hela dess omfattning för dem.
En studerandes ställning skiljer sig beroende på om hon verkar på arbetsplatsen eller utanför denna. På arbetsplatsen har den studerande samma rättigheter och skyldigheter som de anställda på arbetsplatsen. Om den studerande däremot t.ex endast utför bedömningar för arbetsplatsens klienter, måste man för undersökningarna ha de ett skriftligt medgivande av de ifrågavarande klienterna. Sekretessplikten gäller naturligtvis också för sådana studerande.
De anteckningar i patientjournalerna som praktikanten gjort godkänns av förmannen eller handledaren/övervakaren eller en av denna befullmäktigad person.
En lämplighetsundersökningsklients rätt att erhålla uppgifter
1. En lämplighetsbedömning beställd av arbetsgivaren
Arbetstagare har enligt dataskyddslagen rätt att granska de lämplighetsbedömningsuppgifter som gäller henne. De psykologer som utarbetar personbedömningar har skäl att klart komma överens om återkopplingsförfarandet med beställarna av undersökningen. Yrkesetiskt skulle det vara bäst att den psykolog som utarbetat bedömningen, själv skulle ge den som undersökts återkoppling.
Om den som undersökts får sin bedömning av arbetsgivarens representant, måste man ändå upplysa henne om möjligheten att diskutera också med den psykolog som ansvarar för undersökningen. Dessa frågor har närmare behandlats i den av Psykologförbundet utgivna guiden ”Henkilöarviointi työelämässä – ohjeistus hyviksi käytännöiksi”.
2. Grupptester – till exempel urval till en studieinrättning
Personer som deltagit lämplighetstester av grupptestkaraktär har samma rätt till en personlig återkoppling som även andra psykologklienter har. Man bör informera deltagarna i förväg om tillvägagångssättet vid återkopplingen eller om hithörande möjliga specialbegränsningar.
Medling i familjeärenden
Den medling i familjeärenden som avses i äktenskapslagen är exceptionellt konfidentiell, varför man där avviker från riktlinjerna för utarbetande och förvaring av journalhandlingar samt anmälningsplikten, vilket konstaterats i denna vägledning. Familjen kan om den så vill komma utan att uppge namn till den i lagen avsedda medlingen, journaler upprättas inte, och medlaren kan inte åläggas avstå från sin tystnadsplikt.
De psykologer som utför medlingsarbete bör vara noggrant på det klara med medlingsarbetets speciella karaktär. På motsvarande sätt har man i Social- och Hälsovårdsministeriets riktlinjer konstaterat, att ingen utan sin vetskap skall delta i medling i familjeärenden.
Vilket familjesamtal som helst är alltså inte medling i familjeärenden, utan kommunerna har ordnat denna verksamhet alldeles skilt.
Psykologisk debriefing, defusing eller motsvarande
Även psykologiskt krisarbete, bland annat psykologiska debriefing- och defusingsessioner och den förberedelse som hör till dem, är till sin karaktär sådana, att riktlinjerna för dataskydd inte gäller som sådana, Man gör i allmänhet inte minnesanteckningar ifrån sessionerna, inte heller registrerar man deltagare i debebriefing- eller defusingsessioner som klienter inom hälsovården. Såvida man på basen av ett debriefing-, defusing- eller motsvarande möte fortsätter med kristerapi med någon eller några av deltagarna, bör man sålunda upprätta en patientjournal för dem.
Forskning och dataskydd
Med forskning avses här vetenskaplig eller annan motsvarande forskning, inte en av en psykolog utförd undersökning eller bedömning.
En psykolog som utför forskning bör beakta, att legitimerade psykologers skyldigheter och deras klienters rättigheter är gällande även i forskningsarbete. Speciellt sekretessplikten och en vederbörlig förvaring av journalhandlingar är kontinuerligt aktuella även inom forskning. Det finns särskilt stadgat om handling av forskningsregister i allmän dataskyddsförordning (§ 89) och i lagen om dataskydd (31 §). I rekommendationen från Europarådets ministerkommitte´, som gäller forskning och dataskydd, behandlas såväl forskningspraxis som etik. Dataskyddsombudsmannens byrå har gjort broschyrer som berör saken. Dessutom har Finlands Psykologförbund och Finlands Psykologiska Sällskap gjort upp och godkänt forskningsetiska regler, där man även tangerar datskyddsfrågor.
En klient har inte enligt personregisterlagen granskningsrätt i ett sådant personregister, som har uppgjorts endast för vetenskaplig forskning.
Institutet för hälsa och fälfärd och dataombudsmannens byrå ger tilläggsuppgifter om att lämna uppgifter till vetenskaplig forskning.
Övervakning av psykologernas yrkesverksamhet och dataskyddet
Regionförvaltningsverken och Valvira övervakar psykologernas yrkesverksamhet. Om någon inlämnar klagomål om en psykologs verksamhet eller om de ovannämnda organen annars får anledning att misstänka allvarliga bristfälligheter i yrkesutövningen, kan de börja reda ut tillbörligheten i yrkesutövningen.Psykologen har då utredningsskyldighet, hon är skyldig att överlämna alla patientjournaler och underordna sig en kontroll av mottagningen. Regionförvaltningsverkets och Valviras granskningsrätt överstiger sålunda sekretessplikten. Även dataombudsmannens byrå har rätt att få utredningar utan att stadganden om sekretessplikten